入职事项

        入职登记要详细

        根据《劳动合同法》第八条的规定:“用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明”。 可见,按照《劳动合同法》的规定,劳动者没有向用人单位主动告知的义务,单位要预防欺诈,必须主动向员工了解情况。那么, 最便捷的方式,通常是合理设计入职登记表,将用人单位想要了解的内容全部囊括其中。《北京市劳动合同规定》 将如实告知的内容进行了细化的规定,劳动者如实告知的内容是“与劳动合同直接相关的基本情况”,主要是指劳动者的姓名、年龄、有 效身份证件号码、家庭住址、健康状况、学历、工作经验、工作现状等情况;另外,用人单位可结合自身需求,将与劳动合同直接的基本情况更具体化。

        入职审查要慎重

        人力资源管理者除要求劳动者在入职之初进行基本信息登记之外,还应当尽到慎重的审查义务,主要有: 1、入职材料真实性审查
        人力资源管理者如未慎重审查,使得劳动者以欺诈手段入职,将会导致劳动合同无效;对于因劳动者的过错而导致劳动合同无效,给用人单位造成损失的,劳动者应当按照《民法通则》所确立的实际损失原则,承担因其过错而对用人单位的生产、经营和工作造成的直接经济损失。因此,认真审核员工材料,至关重要,包括核实劳动者个人资料的真实性,比如学历证明、从业经历、职业资格、通讯住址等等,必要的情况下,还要进行适当的调查,以尽到审慎义务。
        2、劳动合同解除或终止的审查
        招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。因此,招用劳动者时,要求其提供与前单位的解除或终止劳动合同证明,并保留原件。如尚未解除劳动合同的,要求其原单位出具同意该员工入职的书面证明。
        3、竞业限制义务的审查
        要求劳动者承诺未承担竞业限制义务,并向原单位进行核实,以免发生不可预测的诉讼风险。

        告知义务要尽到

        根据《劳动合同法》的规定:“用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、 劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况;用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明”。可见, 劳动者与用人单位均有如实告知义务,区别在于:用人单位告知义务要主动,劳动者则无需主动告知。如果用人单位未履行告知义务, 劳动者则有权以企业未履行告知义务为由,主张合同无效,对于无效的劳动合同,在确认其无效的同时,如给劳动者造成损害的, 劳动者有权要求企业承担赔偿责任。

        合同签订要及时

        2008年《劳动合同法》生效实施后,大家应该听过在社会上流传的一句话,即‘劳动合同就是钱’,由此可见, 劳动合同的重要性非同一般。因此,在劳动合同的签订上,人力资源管理者应予以高度重视,高效的劳动合同签订, 不仅能有效的避免双倍工资的风险,同时,也能有效的强化用人单位的用工自主权,更能在劳动争议发生后, 有效的控制用人单位的举证责任。

        规章制度要告知

        《劳动合同法》的生效实施,对用人单位的规范用工提出更高的要求,因此,用人单位需要通过完善自身的管理制度, 来实现企业的用工自主权,以达到有效管理目的。根据法律规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、 休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时, 应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

        用人单位还应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。因此, 用人单位只有内容和程序均做到合法的劳动规章制度,才能作为仲裁机构或人民法院裁判的依据。

        入职体检要严格

        员工的健康状态不仅决定着公司的形象,还潜藏着用人单位的用工风险,因此,一般情况下,用人单位对入职体检还是比较重视的, 同时,要注意在录用条件中,可以约定不得患有精神疾病或按国家法律法规规定应禁止工作的传染病等。

        录用条件要明确

        用人单位应当在员工入职之初,通过劳动合同、员工手册或专门的试用期条件与员工进行明确的录用条件确认手续。 因为,在劳动争议纠纷裁判中,用人单位负有较多举证义务,在录用条件方面,用人单位有义务证明自己已向劳动者明确了录用条件。

        岗位职责要具体

        岗位职责是确定劳动者是否能胜任工作的条件,针对岗位的不同,用人单位一般均会设定岗位职责,因为根据法律的规定, 如果劳动者被证明不胜任工作的,用人单位可以培训或调整该劳动者的工作岗位,培训或调岗后,仍然不能胜任工作的, 用人单位可以提前一个月通知或多支付一个月工资的情况下与劳动者解除劳动合同。

        社会保险要缴纳

        实践中,很多用人单位为了降低企业成本,不为员工缴纳社会保险或与员工约定以现金补助代替缴纳社会保险,上述做法均不符合我国现行强制性法律规定,同时,还可能导致员工据此提出离职而要求用人单位支付经济补偿金的风险。在我国,社会保险的缴纳是用人单位的法定义务,因此,HR应当在员工入职时做好如下工作:
        1、自新员工入职起,用人单位应当在三十日内为其向社会保险经办机构申请办理社会保险登记,并按时足额缴纳保险费,缴费基数可以按双方劳动合同约定的工资标准或员工社保转移单记载的基数确定(首次参保的员工,以其第一个月工资为基数)。
        2、对于已在外地缴纳社会保险的员工,HR应当要求其提供相应的参保证明或缴费凭据。
        3、对于员工拖延提交社保登记所需个人资料的,HR应以书面形式告知其拖延提交的法律后果,并要求员工在通知上签字确认。

        带薪年假要重视

        带薪年休假制度在国外已实行多年,我国《职工带薪年休假条例》也已经于2008年1月1日起施行。该条例规定:“职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天”。为了实施该条例,人力资源和社会保障部第6次部务会议通过了《企业职工带薪年休假实施办法》规定:“职工连续工作满12个月以上的,享受带薪年休假,年休假的天数根据职工累计工作时间确定”。因此,这就要求人力资源管理者,在员工入职时,即做好带薪年休假的把关:
        1、确认员工的入职时间,明确年休假条件。
        2、核实员工的累计工龄,确定年休假天数。
        同时,HR在带薪年休假方面还要注意:
        1、带薪年休假,是企业主动安排的假期,而非劳动者主动申请的假期。
        2、年休假在1个年度内可以集中安排,也可以分段安排,一般不跨年度安排。单位因生产、工作特点确有必要跨年度安排职工年休假的,经职工同意,可以跨1个年度安排。
        3、单位确因工作需要不能安排职工休年休假的,经职工本人同意,可以不安排职工休年休假。对职工应休未休的年休假天数,单位应当按照该职工日工资收入的300%支付年休假工资报酬。
        4、用人单位安排职工休年休假,但是职工因本人原因且书面提出不休年休假的,用人单位可以只支付其正常工作期间的工资收入。
        5、记录员工的真实考勤,排除不需安排年假的情形。具体为:
        1)职工依法享受寒暑假,其休假天数多于年休假天数的;
        2)职工请事假累计20天以上且单位按照规定不扣工资的;
        3)累计工作满1年不满10年的职工,请病假累计2个月以上的;
        4)累计工作满10年不满20年的职工,请病假累计3个月以上的;
        5)累计工作满20年以上的职工,请病假累计4个月以上的。